Loay hoay quyết toán thuế sau khi nhảy việc

Nỗi băn khoăn của người lao động

Mới đây, Tổng cục Thuế đăng tải thắc mắc của người nộp thuế là bà N.T.N.Y, thắc mắc về vấn đề liên quan đến hoàn thuế Thu nhập cá nhân (TNCN).

Bà Y cho biết, từ tháng 1-9.2023, bà làm việc tại Công ty A (được tính giảm trừ gia cảnh bản thân tại đây). Từ tháng 10.2023 cho đến đầu năm 2024, bà chuyển sang Công ty B (không đăng ký giảm trừ gia cảnh). Gần đây nhất, bà ký hợp đồng chính thức với Công ty C, được tính giảm trừ gia cảnh bản thân tại công ty này.

Đáng nói, Công ty C có trụ sở chính đặt tại TP.HCM nhưng lại có chi nhánh ở Hà Nội. Bản thân người lao động ký hợp đồng với công ty mẹ (đóng trụ sở tại TP.HCM) nhưng việc kê khai thuế TNCN của công ty lại được phân bổ nộp cho cả Cục Thuế TP.HCM và Cục Thuế TP.Hà Nội.

“Tôi không rõ khi làm hồ sơ quyết toán cuối năm 2023, mình cần nộp ở Cục Thuế TP.HCM hay Cục Thuế TP.Hà Nội?”, bà Y thắc mắc.

Hướng dẫn từ cơ quan thuế

Theo văn bản trả lời của Cục Thuế TP.HCM và căn cứ các quy định tại:

Điểm b.2 khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế); Công văn số 4172/TCT-DNNCN ngày 20.9.2023 của Tổng cục Thuế:

Người lao động (NLĐ) có thu nhập từ tiền lương, tiền công ở từ hai nơi trở lên, có thay đổi nơi làm việc trong năm, và nếu tại tổ chức trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.

Trường hợp đến thời điểm quyết toán thuế, NLĐ không đăng ký giảm trừ gia cảnh bản thân (hay tại bất kỳ tổ chức nào) thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Trường hợp đến thời điểm quyết toán thuế, NLĐ đang được tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức đang trả thu nhập, thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức đó.

Vậy nộp ở đâu khi công ty có nhiều chi nhánh?

Vấn đề phức tạp nảy sinh khi công ty cuối cùng (nơi NLĐ đang đăng ký giảm trừ) có trụ sở ở một địa phương nhưng lại có chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương khác.

Đối với trường hợp bà Y:

Công ty C ký hợp đồng với bà và đăng ký tính giảm trừ gia cảnh bản thân tại trụ sở chính ở TP.HCM.

Việc khai thuế, nộp thuế của công ty vẫn do Cục Thuế TP.HCM quản lý (kể cả khi công ty có chi nhánh ở Hà Nội và công ty có phân bổ thuế cho chi nhánh).

Theo cơ quan thuế, cá nhân có thu nhập được công ty khấu trừ thuế và đăng ký giảm trừ gia cảnh tại trụ sở chính thì quyết toán với cơ quan thuế quản lý công ty đó (tức Cục Thuế TP.HCM). Việc công ty phân bổ nghĩa vụ thuế tới chi nhánh không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý chung về thuế TNCN.

Nói cách khác, chỉ khi bạn ký hợp đồng lao động trực tiếp với chi nhánh và đăng ký giảm trừ gia cảnh tại chi nhánh, bạn mới thuộc quản lý của cơ quan thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở. Còn nếu ký với công ty mẹ và giảm trừ gia cảnh ở công ty mẹ (dù làm việc thực tế ở chi nhánh), bạn sẽ nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý công ty mẹ.

Tại sao phải nộp đúng nơi?

Việc xác định rõ nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN vô cùng quan trọng, bởi:

Quyền lợi hoàn thuế: Nếu nộp dư hoặc đủ điều kiện được hoàn, bạn cần nộp đúng cơ quan thuế để tránh mất thời gian luân chuyển hồ sơ giữa các địa phương.

Tránh sai sót, rắc rối pháp lý: Nộp nhầm cơ quan thuế có thể dẫn đến chậm trễ, sai thông tin và có thể bị nhắc nhở hoặc chế tài hành chính (nếu chậm nộp so với thời hạn).

Những lưu ý khi quyết toán thuế TNCN năm 2023 – 2024

Thu thập đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế từ các công ty bạn từng làm việc trong năm.

Kiểm tra lại thời gian và địa điểm đăng ký giảm trừ gia cảnh. Nếu đang giảm trừ tại đâu vào thời điểm cuối năm, khả năng cao bạn sẽ làm thủ tục tại cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp đó.

Trong trường hợp nghỉ việc ở công ty cuối cùng trước thời điểm quyết toán, hoặc không đăng ký giảm trừ tại bất kỳ nơi nào, bạn sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.

Chú ý hạn nộp hồ sơ: Thông thường, hạn nộp quyết toán thuế TNCN rơi vào cuối tháng 3 năm sau (đối với cá nhân tự quyết toán). Nếu nộp muộn có thể bị phạt chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Khuyến nghị cho người lao động

Tra cứu thông tin: NLĐ có thể tra cứu việc giảm trừ gia cảnh, tình trạng khấu trừ thuế, số thuế đã nộp… trên cổng thông tin điện tử của ngành thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn).

Liên hệ kế toán công ty kịp thời: Để xác định việc tính giảm trừ gia cảnh và thủ tục quyết toán.

Hỏi chuyên gia/đại diện cơ quan thuế nếu còn băn khoăn, đặc biệt khi bạn làm việc ở hai nơi trở lên, nhảy việc liên tỉnh hoặc giữa nhiều chi nhánh.

Câu chuyện của bà Y. cho thấy nhu cầu rất lớn về hướng dẫn cụ thể, minh bạch xung quanh việc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với người lao động chuyển công tác trong năm. Trên thực tế, quy định pháp luật đã tương đối rõ, song việc doanh nghiệp có trụ sở và chi nhánh ở nhiều địa phương vẫn dễ gây nhầm lẫn về nơi nộp hồ sơ.

Để bảo đảm quyền lợi và tránh rắc rối, người lao động nên tìm hiểu kỹ văn bản hướng dẫn của cơ quan thuế, trao đổi với bộ phận kế toán – nhân sự nơi làm việc, và chủ động chuẩn bị hồ sơ, chứng từ để hoàn tất quyết toán thuế đúng hạn.