Hưng Yên: Chấn chỉnh vi phạm trong hoạt động công chứng

Trụ sở Thanh tra tỉnh Hưng Yên. Ảnh: PV

Tuy nhiên, qua thanh tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động tại một số tổ chức hành nghề công chứng, Thanh tra tỉnh Hưng Yên đã chỉ ra nhiều tồn tại, hạn chế cũng như vi phạm pháp luật cần được chấn chỉnh nghiêm túc.

Chỉ rõ những tồn tại, hạn chế, vi phạm

Kết luận thanh tra số 107/KL-TTT ngày 4/9/2026 về việc chấp hành các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động của Văn phòng công chứng Đặng Ngọc Quý (trụ sở tại phường Vũ Phúc, tỉnh Hưng Yên) cho thấy, bên cạnh những ưu điểm về cơ sở vật chất, việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và hoàn thành nghĩa vụ tài chính, kết luận thanh tra đã chỉ rõ nhiều tồn tại, hạn chế trong nghiệp vụ chuyên môn.

Cụ thể, trong quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, tình trạng giấy tờ do người yêu cầu công chứng cung cấp còn thiếu sự thống nhất về thông tin năm sinh nhưng nhân viên nghiệp vụ và công chứng viên đã chủ quan, chưa đối chiếu kỹ lưỡng.

Bên cạnh đó, một số hồ sơ văn bản thỏa thuận phân chia di sản dù đã có đầy đủ giấy tờ hộ tịch chứng minh quan hệ nhân thân theo đúng quy định pháp luật, nhưng văn phòng vẫn yêu cầu và lưu trữ thêm các văn bản như "Văn bản cam đoan", "Bản tường trình và cam kết về quan hệ nhân thân".

Ngoài ra, tại một số hồ sơ chứng thực chữ ký, đơn vị còn để xảy ra tình trạng lưu trữ thừa nhiều giấy tờ không nằm trong thành phần hồ sơ bắt buộc theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, do sự nhầm lẫn và thiếu kiểm tra, giám sát từ phía người đứng đầu và đội ngũ nhân sự.

Trường hợp tại Văn phòng công chứng Phố Hiến (trụ sở tại xã Nguyễn Văn Linh, tỉnh Hưng Yên), Kết luận thanh tra số 106/KL-TTT ngày 4/9/2026 của Thanh tra tỉnh Hưng Yên đã chỉ rõ những tồn tại, hạn chế, vi phạm về mặt chấp hành thủ tục hành chính.

Cụ thể, sau khi được Sở Tư pháp tỉnh Hưng Yên cấp lại Giấy đăng ký hoạt động vào ngày 01/7/2025, đơn vị này đã không thực hiện nghiêm túc quy định về việc đăng báo Trung ương hoặc báo địa phương trong 3 số liên tiếp theo Nghị định số 104/2025/NĐ-CP.

“Hành vi này vi phạm quy định tại Nghị định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp”, kết luận nêu.

Không dừng lại ở đó, kết quả kiểm tra ngẫu nhiên các hồ sơ chuyên môn tại Văn phòng công chứng Phố Hiến cũng chỉ ra các lỗi kỹ thuật như: Lời chứng ghi không thống nhất lý do công chứng ngoài trụ sở, sai lệch thông tin về năm mất của người để lại di sản, hoặc sử dụng sai mẫu lời chứng niêm yết việc phân chia di sản.

Hồ sơ chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng Phố Hiến cũng mắc lỗi lưu trữ các loại giấy tờ ngoại lệ không đúng quy định.

Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế, vi phạm nêu trên được Thanh tra tỉnh Hưng Yên chỉ ra chủ yếu xuất phát từ sự chủ quan trong quản lý hành chính, áp lực thời gian công việc và sự thiếu rà soát chéo cẩn trọng giữa người soạn thảo và công chứng viên trước khi phát hành văn bản.

“Để xảy ra tồn tại, hạn chế, vi phạm nêu trên, trách nhiệm thuộc về các Văn phòng công chứng, công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ”, Thanh tra tỉnh Hưng Yên kết luận.

Kiến nghị biện pháp khắc phục, siết chặt quản lý nhà nước

Trước những tồn tại, hạn chế và vi phạm nêu trên, Thanh tra tỉnh Hưng Yên đã yêu cầu Văn phòng công chứng Đặng Ngọc Quý và Văn phòng công chứng Phố Hiến nhanh chóng chấn chỉnh, tổ chức kiểm điểm sâu sắc, khắc phục triệt để các lỗi kỹ thuật và tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật về thành phần hồ sơ, thủ tục hành chính.

Riêng đối với hành vi vi phạm về đăng báo của Văn phòng công chứng Phố Hiến, dù đoàn thanh tra đã lập biên bản vi phạm hành chính, song do vướng mắc về thời hiệu xử phạt theo quy định pháp luật, cơ quan chức năng đã yêu cầu rút kinh nghiệm sâu sắc.

Đối với Sở Tư pháp, Thanh tra tỉnh Hưng Yên kiến nghị tổ chức chấn chỉnh đối với vi phạm trong hoạt động công chứng, chứng thực của Văn phòng công chứng Phố Hiến được chỉ ra trong kết luận thanh tra; rút kinh nghiệm chung cho các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Hưng Yên để thực hiện đúng quy định pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực.

Đồng thời, Thanh tra tỉnh cũng đề nghị Sở Tư pháp tăng cường hơn nữa công tác quản lý nhà nước, thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý nghiêm minh các vi phạm nhằm đảm bảo thị trường công chứng hoạt động an toàn, minh bạch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.

Thanh tra tỉnh Hưng Yên yêu cầu các văn phòng công chứng khẩn trương thực hiện kết luận thanh tra và báo cáo kết quả thực hiện bằng văn bản về Thanh tra tỉnh theo quy định.