Cho phép dùng dữ liệu hộ tịch điện tử thay giấy tờ khi giải quyết thủ tục hành chính

Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Thanh Tịnh đã ký ban hành Quyết định số 3458/QĐ-BTP về việc công bố dữ liệu hộ tịch và hướng dẫn kết nối, khai thác, sử dụng dữ liệu hộ tịch phục vụ giải quyết thủ tục hành chính. Đây là cơ sở pháp lý để các bộ, ngành, địa phương giảm giấy tờ trong hồ sơ, rút ngắn thời gian xử lý, đồng thời nâng cao độ chính xác thông tin của công dân.

Theo Quyết định, các dữ liệu hộ tịch đủ điều kiện khai thác và sử dụng thay thế giấy tờ bản giấy gồm: Giấy khai sinh và các dạng trích lục khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn, trích lục kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Trích lục khai tử, Giấy chứng tử và các hình thức tương đương. Bên cạnh đó là các loại trích lục hộ tịch khác như thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký nhận nuôi con nuôi; đăng ký giám hộ và các trích lục ghi chú sự kiện hộ tịch.

Việc khai thác dữ liệu nhằm mục tiêu thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ trong thủ tục hành chính, bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật, yêu cầu bảo mật thông tin, quyền riêng tư, quyền sở hữu trí tuệ và các nguyên tắc kết nối dữ liệu số của Chính phủ. Quyết định yêu cầu quá trình kết nối phải tuân thủ Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam và Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Bộ Tư pháp.

Các trường thông tin được chia sẻ bao gồm dữ liệu đăng ký khai sinh (họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, nơi sinh, số định danh cá nhân, thông tin cha mẹ, cơ quan đăng ký…), dữ liệu đăng ký khai tử (thông tin nhân thân, dân tộc, quốc tịch, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân, ngày đăng ký…), dữ liệu đăng ký kết hôn và dữ liệu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Việc khai thác các dữ liệu này được thực hiện theo mức độ hoàn thiện của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, phù hợp khoản 1 Điều 6 Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.

Quyết định giao Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ và UBND các tỉnh, thành phố rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý, bảo đảm tận dụng dữ liệu hộ tịch điện tử thay thế giấy tờ trong hồ sơ theo Điều 7 Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP. Các hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của bộ, ngành, địa phương sẽ được điều chỉnh cho phù hợp Tài liệu kết nối do Bộ Tư pháp ban hành, bảo đảm khả năng chia sẻ thông tin hộ tịch theo yêu cầu quản lý nhà nước.

Cùng với Quyết định, Bộ Tư pháp ban hành Tài liệu kết nối, khai thác và chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, kèm Phụ lục hướng dẫn các điểm cần lưu ý khi triển khai. Theo đó, các dữ liệu như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Trích lục khai tử đã có thể sử dụng để thay thế bản giấy trong các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của bộ, ngành và UBND các cấp.

Các dữ liệu hộ tịch khác như thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch; nhận cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; đăng ký, chấm dứt và giám sát giám hộ sẽ được khai thác thay thế giấy tờ theo lộ trình đã được quy định.

Trường hợp dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa đầy đủ hoặc không thống nhất với bản giấy mà công dân cung cấp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn người dân liên hệ UBND cấp xã nơi đăng ký hộ tịch hoặc nơi cư trú để cập nhật, điều chỉnh thông tin theo quy định pháp luật.

Trước khi kết nối chính thức, các bộ, ngành, UBND tỉnh, thành phố phải trao đổi, thống nhất với Bộ Tư pháp về phạm vi, hình thức, cấu trúc dữ liệu, trách nhiệm các bên trong việc bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ bí mật cá nhân, bí mật gia đình theo Điều 10 Nghị định 87/2020/NĐ-CP, đồng thời thực hiện kiểm thử hệ thống để bảo đảm vận hành thông suốt.

Việc đưa dữ liệu hộ tịch điện tử vào sử dụng rộng rãi được kỳ vọng tạo bước đột phá lớn trong cải cách thủ tục hành chính, góp phần xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại, lấy người dân làm trung tâm phục vụ.