Chuẩn hóa hồ sơ các khoản chi được trừ theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Bộ Tài chính đề xuất quy định chi tiết hồ sơ chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bộ Tài chính đang lấy ý kiến cho dự thảo Thông tư Quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và hướng dẫn thực hiện Nghị định số 320/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo dự thảo Thông tư, Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo đó, đối với các khoản chi phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh như giáo dục quốc phòng - an ninh, huấn luyện và hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ, dự thảo quy định hồ sơ phải có quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp, văn bản xác nhận của cơ quan chuyên ngành và đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi tiêu hợp pháp.

Với các khoản chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị -xã hội trong doanh nghiệp, hồ sơ bao gồm quyết định thành lập hoặc quy chế hoạt động của tổ chức, văn bản đề nghị hoặc kế hoạch sử dụng kinh phí được phê duyệt, kèm theo hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Dự thảo Thông tư cũng hướng dẫn cụ thể hồ sơ đối với khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động. Theo đó, doanh nghiệp phải có căn cứ pháp lý trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính; quyết định phê duyệt danh sách người lao động tham gia đào tạo; hồ sơ học tập và chứng từ chi phí liên quan.

Đối với các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh; hỗ trợ các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; cũng như tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, dự thảo quy định rõ yêu cầu về biên bản xác nhận tài trợ, chữ ký của các bên liên quan, văn bản xác nhận đối tượng thụ hưởng và hóa đơn, chứng từ chi tiền. Biên bản xác nhận tài trợ được lập theo mẫu thống nhất ban hành kèm theo Thông tư.

Ngoài ra, dự thảo Thông tư cũng hướng dẫn hồ sơ đối với các khoản chi thực tế phát sinh nhưng chưa tương ứng với doanh thu trong kỳ, như chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng thầu; chi phí nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm mới không thành công; chi phí thuê đất, quản lý hạ tầng trong thời gian chưa phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh; chi phí khấu hao tài sản cho thuê khi chưa có khách thuê; chi phí thành lập doanh nghiệp, khôi phục sản xuất hoặc hoàn trả mặt bằng sau khi chấm dứt hoạt động.

Đáng chú ý, dự thảo Thông tư quy định chi tiết hồ sơ đối với các khoản chi xử lý hàng tồn kho hư hỏng, hàng lỗi thời, phế liệu, phế phẩm; chi phí tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, sự kiện bất khả kháng không được bồi thường; cũng như các khoản chi liên quan đến giảm phát thải khí nhà kính, trung hòa các-bon, hướng tới mục tiêu net zero.

Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cũng hướng dẫn hồ sơ đối với các khoản chi đặc thù như mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng; trường hợp người lao động được ủy quyền thanh toán thay doanh nghiệp; hoặc trường hợp chi phí đã phát sinh nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí.

Theo dự thảo Thông tư, hồ sơ của các khoản chi được tính vào chi phí được trừ có thể là bản chính, bản sao chứng thực, bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp hoặc chứng từ điện tử theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; đồng thời bảo đảm tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước đối với các nội dung liên quan đến quốc phòng, an ninh.